La rendicontazione di un piano formativo finanziato attraverso i fondi interprofessionali è un processo tortuoso che costringe, spesso, le aziende beneficiarie a produrre una serie di documenti necessari a giustificare le spese sostenute durante lo svolgimento del piano come, ad esempio, le attestazioni di pagamento, i codici di registrazione delle fatture, contratti, ecc…

Da quest’anno i fondi interprofessionali sembrano volersi adeguare ai regolamenti UE per i contributi del FSE. Nel regolamento (CE) N.396/2009 l’Europa ci dice che in caso di sovvenzioni è possibile rendicontare i costi sostenuti attraverso “tabelle standard di costi unitari definiti dallo Stato membro”.
Attualmente sono 3 i Fondi che hanno deciso di adeguarsi al regolamento per il FSE:

  • Fondir
  • Fondimpresa
  • Fonarcom

Prima di capire cosa cambia per l’azienda e di illustrare le differenze tra i 3 fondi, è utile dare una definizione di Costo Unitario Standard nel quadro della semplificazione della rendicontazione dei costi.

Per Costo Unitario Standard si intende il costo di un servizio – sia esso un’ora di formazione o di analisi dei fabbisogni, il noleggio di un’aula o di un proiettore – determinato sulla base di un’analisi di mercato, un’analisi storica o uno studio ad hoc.

Ciò significa che, in base all’esperienza pregressa nella gestione dei piani formativi, i Fondi hanno determinato il prezzo medio di mercato per tutte le attività che impattano il naturale e corretto svolgimento di un piano formativo finanziato e, in base a questi parametri, danno la possibilità alle aziende beneficiarie di semplificare il processo di rendicontazione.

La rendicontazione a Costi Standard – la situazione attuale

Fondir
Il fondo per i dirigenti del terziario ha semplificato di molto il processo di rendicontazione snellendo la documentazione da produrre. Infatti, a partire da Febbraio scorso, è possibile giustificare le spese sostenute presentando “un’autodichiarazione, resa ai sensi della legge 445/00, di avvenuto pagamento dei compensi previsti e di tutti gli oneri riflessi, contenente gli estremi dell’incarico (periodo e oggetto) e regolarità contributiva”.

Le voci di costo che possono essere rendicontate attraverso la nuova modalità sono:

  • Personale esterno (docenti, tutor, ricercatori…)
  • Spese di vitto
  • FAD

Puoi effettuare il download delle tabelle con i documenti da produrre ed i massimali di spesa per ogni voce di costo a questo link: http://www.fondir.it/webfm_send/638

I costi relativi alle altre voci di spesa, al personale interno coinvolto nella gestione del piano e i costi del lavoro dei dirigenti in formazione vengono rendicontati a costi reali.

Fondimpresa
Il maggiore dei Fondi interprofessionali ha stabilito la possibilità di rendicontare a Costi Standard a partire dagli Avvisi (non è ancora possibile sul Conto Formazione). Le unità di costo sono state stabilite sulla base dell’analisi dei rendiconti dei piani finanziati fino ad oggi da Fondimpresa attraverso gli avvisi generalisti. 3 sono le voci di spesa che possono essere rendicontate a costi standard:

  1. Erogazione della formazione: a questa voce fanno riferimento tutti i costi relativi alla erogazione della formazione (tra i quali docenza, tutoraggio, coordinamento, certificazione delle competenze etc.).
  2. Attività preparatorie e di accompagnamento: in questa voce sono ricompresi i costi relativi alla preparazione ed accompagnamento delle azioni formative quali progettazione, orientamento partecipanti, etc.. Tali costi sono ammissibili dalla data di presentazione del piano fino alla conclusione di tutte le attività nel termine previsto dal Piano.
  3. Gestione del Piano: in questa voce sono ricompresi i costi relativi alla gestione delle azioni formative quali ad esempio amministrazione, viaggi relativi al personale impegnato nella realizzazione delle attività indicate nel piano, etc., nonché i costi del revisore dei conti che certifica il Piano.

Alle 3 voci sopra devono aggiungersi i costi unitari standard per ora di formazione. Il valore dell’ora di formazione è individuata dal fondo e definita nel testo dell’Avviso.

Facciamo un esempio:

Sull’Avviso 4/2014 il Costo standard per le voci A+C+D è di € 9.281,09.

Ora immaginiamo che Il piano abbia previsto 150 ore di formazione non tradizionali (FAD, coaching, affiancamento…) e 2250 ore di formazione tradizionale (aula e seminari).

Il costo unitario standard per ora di formazione non tradizionale per questo avviso è di € 178,07 mentre per formazione in aula è di € 158,72

Il totale del finanziamento richiesto a Fondimpresa sarà quindi:

9.281,09 + (150 x 178,07)+(2250 x 158,72)= € 393.111,59

Fondimpresa sottolinea che nel caso la somma delle spese per le voci A+C+D sia inferiore al massimale previsto (9.281,09), l’azienda dovrà rendicontare a costi reali perché non è possibile ricavare profitto dai finanziamenti dei Fondi Interprofessionali.

FonARcom
FonARCom, come Fondir, punta alla semplificazione e alla realizzazione degli obiettivi del piano definendo in anticipo l’Unità di Costo Standard (UCS) calcolata sulla base dei precedenti Avvisi. FonARCom adotta la tabella di Unità di Costo Standard sulla base di un metodo:

  • giusto (basato sulla realtà, non eccessivo);
  • equo (garantisce parità di trattamento di beneficiari/operazioni);
  • verificabile (nell’ambito di una pista di controllo);
  • stabilito in anticipo.

 

Queste le UCS individuate dal Fondo:

Aula € 200,00/ora
Aula Alta Formazione € 300,00/ora
Aula sicurezza € 150,00/ora
Formazione 1.2.1 € 100,00/ora
TOJ € 150,00/ora
Convegni € 250,00/ora
FAD – Autoapprendimento € 18,00/ofa
FAD – Autoapprendimento Alta Formazione € 20,00/ofa
FAD – Autoapprendimento Sicurezza € 15,00/ofa

 

Nonostante ciò, il Fondo impone al soggetto attuatore di garantire la tracciabilità dei flussi finanziari e utilizzare, quale adempimento minimo, uno o più conti correnti bancari o postali. Tutti i movimenti devono essere registrati sul/sui conto/conti correnti dedicato/dedicati e devono essere effettuati esclusivamente tramite lo strumento del bonifico bancario o postale, dell’assegno bancario o postale non trasferibile e della Ri.Ba.
Il soggetto Attuatore si impegna a comunicare entro sette giorni dalla sottoscrizione della Convenzione, o dall’accensione del conto corrente se successivo, gli estremi identificativi del/dei conto/conti correnti dedicato/dedicati, nonché le generalità ed il codice fiscale delle persone delegate ad operare su di essi.

Come impatta sulle aziende questa modalità di rendicontazione?

Bisogna distinguere tra le aziende che gestiscono i finanziamenti per la formazione in modo autonomo e quelle che, invece, si rivolgono a società esterne.

Nel primo caso, l’azienda è coinvolta in tutte le fasi del processo di finanziamento e, quindi, è necessaria una strategia di ricerca di quei fornitori che sono in linea con i parametri definiti dai fondi. È qui che si gioca la partita per riuscire a recuperare per intero i costi della formazione. Il lavoro maggiore è a monte dell’attività formativa e si snellisce in fase di rendicontazione, fase in cui il lavoro è semplificato.

Nel secondo caso il peso grava in minima parte sull’azienda, specie se nel servizio acquistato in outsourcing vi è la gestione e la predisposizione dei documenti per l’accesso al finanziamento. In quest’ottica, l’azienda fornisce supporto nel recupero delle informazioni necessarie alla predisposizione della parte documentale, inoltre controlla e sottoscrive i documenti che dovranno essere inviati al fondo o caricati sulle piattaforme di gestione dei fondi.

Questa è la direzione che è stata intrapresa dai fondi interprofessionali e siamo sicuri che presto o tardi anche gli altri fondi passeranno a questo sistema di rendicontazione che, puntando sulla semplicità, offre più spazio alla qualità della formazione e alla crescita delle persone nelle organizzazioni.